Retningslinjer for personvern

Disse retningslinjene for personvern gjelder for Verdipapirfondenes forening, org. no. 876 497 832, (VFF) og for Verdipapirfondenes forening næringspolitikk, org. no. 994 573 926 (VFFN). I det følgende omtales VFF og VFFN samlet som foreningen.

Foreningen har felles ansvar for personopplysninger og er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger i samsvar med personvernforordningen (GDPR) og tilhørende lovgivning.

Disse retningslinjene for personvern beskriver personopplysningene vi samler inn, formålet med behandling av personopplysninger, det juridiske grunnlaget for behandling av personopplysninger og rettighetene du har ifm. behandlingen av personopplysninger under GDPR, samt hvordan du kontakter oss.

Hvilke personopplysninger behandles

Foreningen beskytter din personlige integritet og samler ikke inn mer personlig informasjon enn det som er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen. Foreningen samler inn og behandler personopplysninger for ansatte i våre medlemsbedrifter, ansatte i tilknyttede virksomheter, ansatte i myndighetsorganer, journalister, forskere, politikere, ansatte i andre foreninger og folk som registrerer seg for nyhetsbrevene våre eller deltar i våre arrangementer. Vi håndterer også personopplysninger om kontaktpersoner hos våre leverandører.

Foreningen har lagret personopplysninger om personer som nevnt ovenfor som et ledd i det å oppfylle foreningens formål, som iht. våre vedtekter er:

• Yte bistand til medlemmene - bransjefaglig og administrativt,
• Utarbeide og håndheve bransjenormer
• Fremme kunnskap og interesse for plassering i verdipapirfond,
• Holde seg oppdatert om internasjonale utviklingstrekk innen bransjen, og
• Utforme markedsstatistikk.

Eksempler på personopplysninger som foreningen oppbevarer er navn, e-postadresse, telefonnummer, arbeidsgivernavn og faglig tittel. Vi har mottatt informasjonen direkte fra deg, din arbeidsgiver eller i noen tilfeller fra offentlig tilgjengelige kilder.

Behandlingsgrunnlag

Når foreningen behandler personopplysninger, gjøres dette på grunnlag av en av de fire juridiske behandlingsgrunnlagene listet nedenfor. Hvis foreningen har til hensikt å benytte personopplysningene til et annet formål enn det de opprinnelig ble innhentet for, vil du bli informert på forhånd om dette.

1. Berettiget interesse

I lys av de aktiviteter foreningen bedriver har vi en berettiget interesse for å behandle personopplysninger som nevnt ovenfor om deg. Vi legger til grunn at oppbevaringen av disse opplysningene er nødvendig for vår virksomhet, og at vår berettigede interesse overgår dine interesser for å beskytte deg mot at disse personopplysningene blir oppbevart av oss.  

2. Inngåelse av avtale

Behandlingen av personopplysningene er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser i henhold til en avtale hvor du er part.

3. Samtykke

Du har samtykket i at dine personopplysninger behandles for en eller flere spesifikke formål. Ditt samtykke kan når som helst tilbakekalles.

4. Rettslig forpliktelse

Behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som gjelder for foreningen.

Hvordan dine personopplysninger blir behandlet

Oppbevaringstid

Foreningen lagrer ikke personopplysninger utover det som anses nødvendig for å oppfylle formålet med behandling av personopplysningene.

• Dersom grunnlaget for behandlingen av personopplysningene er basert på at foreningen har en berettiget interesse, slettes personopplysningene når disse interesser ikke lenger foreligger. For eksempel beholder vi dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å serve deg som ansatt i et foretak som er medlem av foreningen. Når dine personopplysninger ikke lenger er nødvendige, for eksempel fordi du avsluttet ansettelsen hos medlemsbedriften, sletter vi personopplysningene (med mindre du gir samtykke til at de skal beholdes).
• Personopplysninger som fremgår i interne protokoller, notater eller lister oppbevares med grunnlag i berettiget interesse, og vil bli oppbevart så lenge de er relevant for håndtering av spørsmål om dokumentets innhold som kan oppstå i fremtiden. E-post med informasjon som er viktig for dokumentasjon av foreningens aktiviteter vil også bli lagret så lenge de anses relevant.
• Når grunnlaget for behandling av personopplysninger er gjennomføring av en avtale, blir dataene slettet når avtalen er avsluttet, og foreningen ikke lenger har noe annet grunnlag for å behandle dine personopplysninger, f.eks. samtykke eller berettiget interesse.
• Personopplysninger som er innhentet på grunnlag av en rettslig forpliktelse, blir lagret så lenge det er påkrevd av gjeldende lov.

Tilgang til dine personlige opplysninger

Dine personopplysninger vil ikke bli overført, delt eller på annen måte gjort tilgjengelig for bruk av andre selskaper eller personer. Vi vil imidlertid gi våre leverandører tilgang til nødvendig informasjon når de utfører tjenester for oss. Dette gjelder særlig i forbindelse med IT-vedlikehold og support eller i forbindelse med organisering av arrangementer som foreningen organiserer sammen med andre organisasjoner. Slik overføring vil skje i samsvar med gjeldende lovgivning om databeskyttelse.

Beskyttelse av personopplysninger

Foreningen respekterer din personlige integritet og har etablert interne retningslinjer for å beskytte dine personlige opplysninger. Vi har sikkerhetstiltak for å sørge for at personopplysningene er beskyttet mot ødeleggelse, uautorisert tilgang, tap eller endring.

Dine rettigheter

I henhold til Personvernforordningen (GDPR) har du rettigheter som omhandler behandling av dine personopplysninger som beskrevet nedenfor. For å utøve dine rettigheter, vennligst kontakt oss via kontaktopplysningene som er oppgitt nederst i dette dokumentet.

Rett til å få tilgang til personlige data

Du har rett til, på forespørsel, å få informasjon om hvilke personopplysninger om deg som blir behandlet av foreningen. Du kan be om tilgang til personopplysningene, samt informasjon om f.eks.:

• Formålet med behandlingen av personopplysningene
• Informasjon om hvilke mottakerne personopplysningene er delt med, og
• Informasjon om hvor lenge personopplysningene vil bli lagret eller, hvis dette ikke er mulig, kriteriene som brukes for å bestemme denne perioden.

Hvis vi behandler personlig informasjon om deg, har du rett til å motta gratis informasjon om behandlingen. Hvis forespørselen er åpenbart ubegrunnet eller urimelig, kan vi kreve en rimelig avgift for slik anmodning i samsvar med bestemmelsene i personvernforordningen.

Rett til korreksjon av personopplysninger

Foreningen er ansvarlig for å gi nøyaktig og oppdatert personlig informasjon. Skulle dine personopplysninger være feil, har du rett til å få disse rettet eller supplert.

Rett til å slette personlige data

Du har rett til å be om at vi sletter personopplysninger, for eksempel om:

• Personopplysningene ikke lenger brukes til de formålene de ble samlet inn  
• Behandlingen av dine personopplysninger er basert på ditt samtykke og du senere har tilbakekalt dette samtykket (forutsatt at det ikke finnes noe annet behandlingsgrunnlag for lagring av dine personopplysninger),
• Du motsetter deg behandling basert på en legitim interesse, og beskyttelse av ditt personvern veier tyngre enn foreningens behov for å behandle opplysningene, eller
• Personlige data er behandlet ulovlig

Rett til sletting gjelder ikke dersom grunnlaget for behandlingen er å overholde en rettslig forpliktelse.

Rett til begrensning

Du kan i visse tilfeller kreve at behandlingen av dine personopplysninger begrenses, dvs. at de bare behandles med ditt samtykke. For eksempel i forbindelse med at du har bedt om at personopplysninger om deg korrigeres, kan du be foreningen om å begrense bruken av dine personlige data til de er riktige.

Rett til dataportabilitet

Du har rett til å be om de personopplysningene du selv har oppgitt til foreningen i et strukturert, allment anvendbar og maskinlesbart format for å få de overført til en annen databehandler, hvor dataene behandles i henhold til avtale.

Rett til å protestere

Hvis foreningen har behandlet dine personlige data basert på en vurdering om at vi har legitime interesser, og du ikke er enig i denne vurderingen, kan du motsette deg denne behandlingen. Foreningen vil ikke lenger behandle personopplysningene, med mindre vi kan godtgjøre at de legitime grunner for slik behandling oppveier dine interesser for å beskytte deg mot at personopplysningene blir oppbevart av oss.  

Rett til å sende inn en klage til en tilsynsmyndighet

Hvis du mener at dine rettigheter ikke blir respektert av oss, har du også rett til å sende inn en klage til Datatilsynet.

Kontakt

Hvis du har spørsmål angående håndtering av personopplysninger eller ønsker å bruke dine rettigheter, er du velkommen til å kontakte oss på:

Verdipapirfondenes forening

Hansteensgate 2

0253 Oslo

Epost: vff@vff.no

Oppdatering av personvernregler

På vår nettside www.vff.no finnes den til enhver tid gjeldende personvernerklæring.  Vi har rett til å endre og oppdatere disse retningslinjene til enhver tid. Skulle det være store endringer i retningslinjene, vil vi varsle deg via e-post eller på nettet. Hvis du ikke vil godta gjeldende retningslinjer for personvern, kan du sende en e-post til vff@vff.no